今天章力来分享OUTLOOK，在我们传统的观念里，OUTLOOK只是用来接受邮件的，但事实不止如此，通过合理的使用OUTLOOK，可以帮助我们大大的提高工作效率，同时我们很多人在日长工作使用OUTLOOK中，也有很多的误区和很多不合理的地方，所以如何合理使用OUTLOOK，以及使用OUTLOOK的注意事项有很多.
OUTLOOK的注意事项
1、发件人：
如果希望对方“回复”确认的，请直接将其列入“收件人”行列
如果希望对方“知情”，而并不一定要其回复的，请将其列入“抄送”行列
特别紧急的邮件，用IM通知提醒一下其回复确认，或直接用电话确认
2、收件人：
如果自己为直接“收件人”的，务必在看到邮件的第一时间回复，这是对他人的尊重，当天邮件尽量当天回复，特殊情况隔天回复
回复的时候，如果自己为“收件人”，其他人为“抄送”，则请不要点击“全部回复”，除非你觉得有些“抄送”的人确实需要看到你的回复
3、保持邮件标题延续性：不要随意更改原标题，但如果有需要，可以在标题后增加标题内容
4、对外部人员发送邮件：务必检查一下邮件内容，删除一些保密信息。切勿随便用转发功能或全部回复功能，以防将他人的邮件内容或一些应该保密的内容转发给外部人员
1. 收到他人的电子邮件后，及时回复对方一下，确认信息已收到并表达你已经清楚理解信息内容。完成相关任务后，请回复邮件“复命”，确认工作已经完成。
2. 邮件主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。千万不要发无主题邮件, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关。这样会导致对方一头雾水，无法快速辨认。
3. 编写邮件时，应该明确你对收件人的邮件处理期望。是需要采取一些行动的吗?还是信息的反馈?到底是谁需要跟进?在什么时候需要完成?即使对问题的处理方法已经有共同认可的处理流程，最好还是详细说明，避免不必要的误会。
4. 不要发没有内容的邮件。即使邮件是为了发一个附件，也应该说明附件的发邮件的原因和附件内容简要。
5. 如果事情比较复杂，繁多的话，可以用 1、2、3、4 注明。表达要简洁，直接明确。不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。如果邮件没法清楚表达，请安排线下处理。
6. 如果内容有时限性，请清楚表明年、月、日、时、分。今天的今天(5月17日)和明天的今天(5月18日)不一样。如需要及时回复/完成，请注明日期时间和事件的优先顺序列出。杜绝“尽快”、“马上”等语言。
7. 语言要流畅，电子邮件要便于阅读。避免幽默、随意、俚语、指责、推诿等易被人误解的用语。当收件人阅读您的邮件时，您无法猜测他的反应。对方误解后要改正更困难。
8. 对方如果在回复你邮件时把邮件抄送给其他人(可能是相关同事或者主管)，你回复的时候请按“全部回复”，而不要只回复发件的那个人。对方发邮件的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。但如果邮件的讨论已经过于偏激，或者产生了误解，那就不应该把错误的信息继续散播，应该及时与提出问题源头的人解释说明。
9. 要注意邮件附件不要过大。有时候，邮件内的历史数据/内容也会令到邮件太大，不必要地增加IT资源负荷。对收件人，特别是需要远程下载的用户，带来不必要的时间浪费。
10. 邮件上的签名应该备有电话号码，方便收件人能与你取得联系。如果休假又不能及时处理邮件，应该设定自动回复，让发件人知道谁会在你的休假期间处理不同的事务。
章力觉得其实使用好真的很重要，并且一些细节也确实需要很好的去重视，通过使用好OUTLOOK，能很好的帮助我们提供工作效率，并且更好的帮助我们在工作中进行沟通。